［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運(yùn)營(yíng)管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個(gè)集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動(dòng)交流平臺(tái)。

鑒于上述，從本期開(kāi)始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實(shí)錄，敬請(qǐng)關(guān)注。

今天分享的是金諾律師事務(wù)所彭治斌的《掙錢(qián)與花錢(qián)兩手抓兩手都要硬》

營(yíng)業(yè)收入指的是我們對(duì)外開(kāi)據(jù)的發(fā)票上扣除稅款后的部分。營(yíng)業(yè)收入主要又包括了已收款和應(yīng)收款。

已收款,顧名思義就是已經(jīng)收到的款項(xiàng)了，錢(qián)收到了大家就能把心放肚里了。那應(yīng)收款呢？它是存有很多未知性的，客戶是否會(huì)按時(shí)支付？甚至是客戶是否還會(huì)支付？這里都是一個(gè)未知數(shù)，而且我們開(kāi)據(jù)出去的發(fā)票已經(jīng)事先墊付了稅款，如果客戶遲遲不付款，那我們有可能面臨著稅費(fèi)的損失或者是要進(jìn)行壞賬的處理。說(shuō)白了就是一句話，開(kāi)票再多收不回也是白瞎。

只有應(yīng)收款的及時(shí)回收才是確定最終收入的關(guān)鍵。而最終收入數(shù)據(jù)會(huì)直接影響到財(cái)務(wù)的各項(xiàng)核算。因此對(duì)應(yīng)收款管理也是應(yīng)該引起重視的一個(gè)問(wèn)題。

說(shuō)到應(yīng)收款的管理，首先，要從源頭抓起。

那源頭是什么？就是開(kāi)票！提到發(fā)票，在這里要跟大家多說(shuō)兩句了。這兩年我們經(jīng)歷不斷的稅制改革，對(duì)發(fā)票的要求也比過(guò)去更加嚴(yán)格了，而發(fā)票也是財(cái)務(wù)中非常重要的一部分，因?yàn)榘l(fā)票就是錢(qián)，無(wú)論是出錯(cuò)了還是丟失了，那將會(huì)有真金白銀的損失！那發(fā)票那么重要，我們律師們甚至合伙人們是否都知道？如果律師給客戶開(kāi)了發(fā)票放在自己手里一直沒(méi)給客戶，等客戶拿到時(shí)已經(jīng)過(guò)了抵扣期，人家不收了要讓我們重開(kāi)，這樣我們就等于白白多交了一次稅款。所以對(duì)律師普及相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)是非常有必要的！

好，現(xiàn)在我們回到剛講的應(yīng)收款從開(kāi)票時(shí)抓起。首先做為財(cái)務(wù)方面應(yīng)該對(duì)一些常年客戶的付款情況有所掌握，對(duì)一些常年客戶應(yīng)都有一定的了解，這樣就可以有重點(diǎn)的盯住某些客戶了。再有就是在開(kāi)出發(fā)票時(shí)做好記錄，日后在進(jìn)行催收或出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)直接去聯(lián)系案件負(fù)責(zé)人。

在這里總結(jié)了小經(jīng)驗(yàn)就是看客戶性質(zhì)，國(guó)企一般來(lái)說(shuō)基本不會(huì)拖欠，但有可能付款時(shí)間拖得比較久，而且國(guó)企財(cái)務(wù)一層一層非常繁瑣，要求也多，因此開(kāi)出的發(fā)票一定要及時(shí)提供給對(duì)方，千萬(wàn)不要壓在手里，因?yàn)楹芏鄧?guó)企要求對(duì)應(yīng)開(kāi)票時(shí)間當(dāng)月下賬。另外就是到年底開(kāi)票時(shí)一定要和對(duì)方確認(rèn)封賬時(shí)間，問(wèn)清對(duì)方我們現(xiàn)在開(kāi)出的發(fā)票是否可用，以免給日后帶來(lái)麻煩。

大型外資企業(yè)和國(guó)企差不多，也是會(huì)受財(cái)務(wù)制度限制，付款時(shí)間比較久，一般都會(huì)有一個(gè)請(qǐng)款周期。我們可以根據(jù)以往的付款情況掌握他們的請(qǐng)款周期，如果超過(guò)一定時(shí)期遲遲未付款的，就要去提醒客戶了，是忘記付款了還是出現(xiàn)什么問(wèn)題了。而且外企一般都是開(kāi)的增值稅專用發(fā)票，會(huì)涉及一個(gè)抵扣問(wèn)題，我們要考慮對(duì)方是否在抵扣期內(nèi)可以付款。好在今年專票的抵扣期已經(jīng)由原先的180天變成360天了，如果客戶在一年內(nèi)都沒(méi)能付款那肯定是有問(wèn)題了。

問(wèn)題最多的一般是私企，就要像之前說(shuō)的提前做好記錄，以便日后進(jìn)行催收。個(gè)人案件最好可以提前讓當(dāng)事人支付全款或部分款項(xiàng)，根據(jù)付款金額開(kāi)據(jù)發(fā)票，不要提前開(kāi)據(jù)全額。

接下來(lái)就是催收工作。

其實(shí)我們第一步的工作做好了，第二步就會(huì)簡(jiǎn)便很多，因?yàn)槲覀兊拇呤漳繕?biāo)已經(jīng)很明確了。我們目前做的是盡可能每天將各部門(mén)開(kāi)票及到賬情況提供給部門(mén)，在提供數(shù)據(jù)同時(shí)標(biāo)明當(dāng)前應(yīng)收款，這樣就會(huì)讓部門(mén)隨時(shí)可以掌握自己的收款情況，也清楚的看到自己還有哪些款是沒(méi)有收回來(lái)的。

每月在與部門(mén)核對(duì)收入時(shí)，同時(shí)發(fā)郵件提醒秘書(shū)及部長(zhǎng)，注意本部門(mén)應(yīng)收款。

然后在每個(gè)季度時(shí)提醒部門(mén)該筆款已經(jīng)三個(gè)月未付了，請(qǐng)?zhí)嵝芽蛻暨M(jìn)行付款，如果客戶有什么問(wèn)題請(qǐng)及時(shí)溝通。

再有就是在抵扣期臨近客戶還沒(méi)有付款時(shí)，就要引起重視了。這時(shí)候我們會(huì)將該發(fā)票開(kāi)票信息及抵扣到期時(shí)間以郵件形式發(fā)給秘書(shū)及部長(zhǎng)，讓主辦律師去聯(lián)系客戶，了解未付款原因，以及發(fā)票使用情況，看客戶方是否已經(jīng)將該發(fā)票進(jìn)行入賬或抵扣。如果未入賬抵扣，請(qǐng)客戶先將發(fā)票退回，待以后需要時(shí)重新開(kāi)據(jù)。如果客戶方已經(jīng)抵扣了，但這付款上還存在問(wèn)題或不能準(zhǔn)確說(shuō)出付款時(shí)間的，那就請(qǐng)客戶方的財(cái)務(wù)進(jìn)行沖銷申請(qǐng)，以便咱們可以將此發(fā)票進(jìn)行沖紅處理。從而避免稅款的損失。

說(shuō)完掙錢(qián)我們?cè)賮?lái)說(shuō)下花錢(qián)?；ㄥX(qián)上主要分為兩塊，對(duì)內(nèi)花和對(duì)外花，我們先來(lái)講一個(gè)對(duì)外花的主要部分，活動(dòng)組織。

說(shuō)到組織活動(dòng)這個(gè)問(wèn)題，真是看似簡(jiǎn)單實(shí)際復(fù)雜，在組織過(guò)程中還要應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件，這點(diǎn)在坐的凡是組織過(guò)活動(dòng)的行政人員一定都是深有體會(huì)的。隨著一個(gè)企業(yè)不斷成長(zhǎng)與進(jìn)步，活動(dòng)組織也不再是大家湊在一起吃吃喝喝一下的簡(jiǎn)單聚會(huì)了。而是變得內(nèi)容多樣化，主題化，最重要的還是活動(dòng)的組織一定要有意義，并且產(chǎn)生好的作用。

在這里想和大家聊一下的是我們所每年例行的大型集體活動(dòng)組織。就是我們的所慶、旅游、年會(huì)。這雖然是三個(gè)完全不同的活動(dòng)，但它們有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是，都是要突出企業(yè)文化的活動(dòng)！

我們先來(lái)說(shuō)一下所慶，一個(gè)企業(yè)要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求之一就是主動(dòng)承擔(dān)社會(huì)責(zé)任。讓公益成為一種企業(yè)文化。因此我們會(huì)帶員工去泰達(dá)新血管醫(yī)院參觀，給那些貧困地區(qū)的先天心臟病患兒捐助手術(shù)費(fèi)。我們會(huì)搞慈善拍賣，拍賣所得全部用于公益事業(yè)。充滿正能量的公益活動(dòng)大大增強(qiáng)了員工的自豪感，同時(shí)促進(jìn)企業(yè)的凝聚力與向心力。這樣的慶也就變得更加有意義。

另外我們會(huì)讓大家自編自導(dǎo)自演一些節(jié)目，不僅給大家一個(gè)溝通交流合作的機(jī)會(huì)，也是給大家一個(gè)才能展示的機(jī)會(huì)，讓我們?cè)跉g笑之余更是訝異到原來(lái)我們的律師是那么的多才之藝，原來(lái)我們專業(yè)的不僅僅是法律業(yè)務(wù)。

旅游活動(dòng)的意義在于通過(guò)這種形式，使員工能勞逸結(jié)合，以更加飽滿的熱情、更好的狀態(tài)投入到今后的工作中。并且通過(guò)出游可以增進(jìn)大家的關(guān)系，不同部門(mén)的人相互更加了解了，不熟悉的人也逐漸熟悉了，這對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力是一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，對(duì)企業(yè)文化是種有利的豐富，對(duì)促進(jìn)工作也有一種隱形的作用。另外，旅游的組織最重要的一點(diǎn)就是要注重安全，目標(biāo)地的選取，靠譜的旅行社，全理的行程都是缺一不可的。其次就要考慮吃、住、游的細(xì)節(jié)，以及考慮到對(duì)工作的合理安排問(wèn)題。最后就是對(duì)突發(fā)的問(wèn)題要有隨時(shí)應(yīng)對(duì)的解決方式。

年會(huì)也是企業(yè)一年一度的家庭盛會(huì)。借此機(jī)會(huì)讓大家一起分享一年來(lái)的收獲與成果，對(duì)過(guò)去一年的工作做一個(gè)總結(jié)，梳理，對(duì)未來(lái)一年做出展望。而對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，年會(huì)也是個(gè)放松的好機(jī)會(huì)，平日里上班不免要守規(guī)矩，但年會(huì)上可以充分展現(xiàn)個(gè)性。我們可以設(shè)置不同類型的年會(huì)，策劃表演來(lái)展示才藝，也可以組織趣味游戲放松身心，還可以觀看表演吃喝笑鬧?？傊陼?huì)的舉辦是增進(jìn)企業(yè)與員工的感情和互信的有效途徑，也是一種企業(yè)文化的建設(shè)。

那總結(jié)一下集體活動(dòng)的組織，主要就是前期先明確目標(biāo)并制訂方案，后期依照流程逐步進(jìn)行。無(wú)論前期與后期都要多考慮，多計(jì)劃，多仔細(xì)，事后還要多總結(jié)，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)以便日后可以做得更好。

講完對(duì)內(nèi)花的錢(qián)后我們?cè)賮?lái)說(shuō)說(shuō)對(duì)外花的錢(qián)。對(duì)外的花費(fèi)同樣也是很多的，像包裝推廣、聯(lián)絡(luò)客戶等等的各類花銷等。今天主要講的來(lái)自于來(lái)訪接待及培訓(xùn)服務(wù)方面。這些來(lái)訪者有可能是我們現(xiàn)在或是未來(lái)的客戶，也有可能是我們的同行，也有可能是我們的合作伙伴。而無(wú)論是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外的培訓(xùn)活動(dòng)同樣也是對(duì)我們自己的一種展示。因此接待是一項(xiàng)不可忽視的重要工作。

在過(guò)去我們?cè)谶@方面并沒(méi)有一個(gè)規(guī)范化的管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致，提前預(yù)知的就準(zhǔn)備充分些，各方面會(huì)考慮得比較周詳，而有些過(guò)于倉(cāng)促的就沒(méi)能做好準(zhǔn)備，以致有些環(huán)節(jié)會(huì)就被忽略。倉(cāng)促的原因一般是第一次做接待或組織培訓(xùn)的律師自己對(duì)接待流程也不是特別清楚，再有就是不同配合接待的服務(wù)人員也會(huì)有不同的接待方式。為此我們?cè)O(shè)計(jì)一個(gè)《所內(nèi)接待及培訓(xùn)需求與服務(wù)人員分配表》有了這個(gè)表格不僅讓我們的接待有一個(gè)規(guī)范性，同時(shí)解決了接待細(xì)節(jié)明確、服務(wù)人員分工明確的問(wèn)題。

這個(gè)表格能提示那些初次進(jìn)行接待的律師及合伙人，我們可提供哪些接待服務(wù)，同時(shí)也提示該次服務(wù)人員需要在哪個(gè)時(shí)間點(diǎn)完成哪些工作，從而合理安排好自己的其它工作，這也是對(duì)我們工作效率的一種提升。而且當(dāng)大家都知道這個(gè)表格后，也對(duì)接待有了一個(gè)認(rèn)知，不會(huì)再像從前因?yàn)椴恢澜哟加惺裁戳鞒?，而到了接待?dāng)天才告知行政人員，導(dǎo)致準(zhǔn)備匆忙，過(guò)程混亂，甚至是臨時(shí)抓不到可以服務(wù)的人員。

那我們的接待有自己的一套模版了，那怎么才能讓來(lái)訪客人體會(huì)到我們的用心呢?那就要體現(xiàn)在每一個(gè)小細(xì)節(jié)上了。資料擺放的整齊度，飲品的切換，茶歇的準(zhǔn)備，小禮品的準(zhǔn)備等等，我們都是有一定標(biāo)準(zhǔn)與考量的。

這里就拿我們的茶歇來(lái)舉個(gè)例子，大家都知道茶歇一般就是指水果，點(diǎn)心。那我們?cè)谶@方面是怎么準(zhǔn)備的呢？首先是讓我們看上去專業(yè)，雖然我們不是學(xué)酒店管理或餐飲的，但我們可以自豪的說(shuō)我們切果盤(pán)擺糕點(diǎn)的水平絕對(duì)不低于五星級(jí)，而且我們會(huì)考慮每一次茶歇的情況從而進(jìn)行不同的提供方式。

例如：培訓(xùn)活動(dòng)或人員來(lái)訪較多的接待，一般會(huì)留有專門(mén)的茶歇時(shí)間，這樣我們就根據(jù)人數(shù)準(zhǔn)備好水果切盤(pán)和糕點(diǎn)，在旁邊放好小盤(pán)和叉子僅客人自助取用。這里果盤(pán)準(zhǔn)備是色彩豐富種類繁多的，而糕點(diǎn)則是上午以曲奇類的小點(diǎn)為主，下午則會(huì)比上午豐富，加入西點(diǎn)類，用天津話來(lái)說(shuō)就是硬客的。為什么呢？只為一般大家早餐與午餐間隔時(shí)間較短，所以上午的茶點(diǎn)需求相對(duì)少一些。而從午餐到晚餐時(shí)間就較長(zhǎng)了，中間的加餐自然就要豐盛些。

那來(lái)訪客人較少或是來(lái)訪時(shí)間較短的情況下呢？這種一般不會(huì)有專門(mén)的茶歇時(shí)間，那我們可以準(zhǔn)備一些應(yīng)季的整果及小點(diǎn)進(jìn)行分盤(pán)提供。讓來(lái)訪者可以一邊交流一邊享用茶歇。

那茶點(diǎn)除了餅干類和蛋糕類我們還會(huì)準(zhǔn)備其它嗎？那在什么情況下我們還會(huì)準(zhǔn)備什么呢？那就是對(duì)待初次來(lái)津的外地客人，我們會(huì)準(zhǔn)備一些天津特有的小吃，如麻花，栗子，栗羊羹，果仁張，津八件這類的茶點(diǎn)，好讓外地客人來(lái)品嘗一下天津的風(fēng)味小吃。

其實(shí)不僅在茶歇上，無(wú)論是在資料的擺放還是小禮品的準(zhǔn)備等，我們都會(huì)有一定的標(biāo)準(zhǔn)與考量。在各種小細(xì)節(jié)上體現(xiàn)出我們的用心之處。

今天要分享的內(nèi)容就全部結(jié)束了。其實(shí)行政人員的職責(zé)就是處理好所內(nèi)各項(xiàng)繁雜的行政事務(wù)，好讓合伙人和律師們可以更好的投入業(yè)務(wù)工作?；蛟S我們只是所內(nèi)不起眼的一員，但也是所里不可缺少的一部分。

我認(rèn)為做為一名優(yōu)秀的行政人員，我們也不應(yīng)只是局限的去做某一項(xiàng)工作，而是要突破自己，在精通本職工作的同時(shí)更要做到樣樣拿手。

因?yàn)椴粫?huì)做設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)不是好行政。