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律所行政之在不可變中尋找變量,在不確定中探尋固定|律所管理手記

2019-06-16



Management Notes 

管理手記

律所管理手記是律谷科技近期推出關(guān)于律所管理文章的專欄。全面解析和記錄律師事務(wù)所管理者們在不同管理場景下遇到問題,解決問題的心路歷程。


Management Notes  | 管理手記

律所行政之在不可變中尋找變量,在不確定中探尋固定


《<復(fù)仇者聯(lián)盟4>彩蛋中的18個律所治理理念》發(fā)出后,常有朋友找我聊天兒,說我看問題的角度很奇特,與常規(guī)的很不同。


我說:奇特就是常規(guī),不同就是相同,誰也無法逃離人類社會的規(guī)律,社會機體生存發(fā)展的規(guī)律,即便找到再有噱頭的角度,本質(zhì)上說的也僅是人們的生活狀態(tài)而已。但若硬是要從分析問題的理論研究角度進行拆解,你會發(fā)現(xiàn):律師事務(wù)所這一社會機體,如同浩蕩遷移的角馬群,為了尋找水源、逃避天敵、追殺獵物而結(jié)隊而行、逆風(fēng)狂奔。看似一體,但你若成為其中的一只角馬,四下看看便會發(fā)現(xiàn):有的強壯、有的弱??;有的目光堅毅、有的眼神迷離……看似一片,但你若成為其上的一只飛鳥,俯視一眼便可感到:遷移的目的是恒定的,而遷移的路線是變動的;身邊的風(fēng)險是不確定的,而對生存的堅持是固定的……


律師事務(wù)所的實務(wù)運營,是一個既宏觀、又微觀,既要小心黑天鵝、又要防范灰犀牛的極端復(fù)雜的數(shù)學(xué)運算過程,雖然由海量的數(shù)據(jù)來說話,但任何個人或決策組織都無法確保對現(xiàn)在與未來的計算是精準(zhǔn)的。

 

不同律所的運營習(xí)慣,建立在不同歷史、不同文化與時代需求的基礎(chǔ)之上,完完全全是切切實實的體驗性操作,文字本不可表,即使表也是噱頭宣傳或是取樂而已。


這沒有任何可借鑒、可套用的圣經(jīng),有時會讓人感到如《三體》中三顆太陽在運動,為了避險而緊急“脫水”的恐慌時刻都會出現(xiàn)。


讓我們回歸一個相對可愛、相對簡單些的切面——“律所行政”,嘗試著窺豹一斑。為了避免律師們將挑錯思維、戰(zhàn)斗思維過度地浪費在對具體事件的論辯上,下文只提一些結(jié)構(gòu)性觀點、完全隱去了對應(yīng)的若干案例。


相信大家能夠理解這樣的初衷。

 

律所行政,分為兩個最為基本的模塊——律師與行政對接模塊、行政體系自身運營模塊。前者在事務(wù)所行政管理的權(quán)重中占據(jù)60%的份額,后者占據(jù)40%的份額。這也是為什么企業(yè)經(jīng)營權(quán)威難以參透律所管理要義的壁壘之所在,即使是頂級的外部管理人,如果無法體會60%,也僅能在40%中施展。


下面的律所行政“五+五”,混和了60%與40%的部分,未再拆分。

 

一、五大不可變與其變量

 

(一)性格不可變、執(zhí)行有變量

不同法域下的人,其對法律的理解與遵守程度是不同的,律所同理:不同律所吸引了不同類型的人,相似類型的人構(gòu)成了律所性格。存在“找底線、鉆空子”想法的聰明法律人總會占據(jù)一定的比例,并對另一側(cè)比例中的人產(chǎn)生同向拉扯性的影響。


對同一問題的執(zhí)行分寸,不同行政管理者有著不同的想法,在總的律所戰(zhàn)略指引下,各出奇招,解決的問題多了,便形成了大家對執(zhí)行尺度的大體認知,最終進入滿意率平衡區(qū)間,當(dāng)然,這里的滿意率或高或低,也會浮動。

 

(二)空間不可變、風(fēng)格有變量

這里的空間,不僅僅是辦公室、會議室、工位這樣的物理空間,也包括人員的總體結(jié)構(gòu)控制、數(shù)量控制、業(yè)務(wù)量與業(yè)務(wù)類型控制等等多方面的空間,空間講的是一種“框起來”的概念,如同孫悟空為唐僧劃起來的保護圈。


當(dāng)律所有特別的定位或是發(fā)展到某一階段時,空間便會相對固化,這時進行調(diào)整的只能是空間中的布局,而布局的外部感受便是“風(fēng)格”的變化,風(fēng)格之變?nèi)纾鹤屓烁械綄I(yè)、讓人感到收費高、讓人感到國際化……

 

(三)結(jié)構(gòu)不可變、節(jié)奏有變量

無論是欣賞一場音樂會,或是觀看一部電影,不可能震撼人心的部分、爆炸的部分一直保持,高點出現(xiàn)在哪里、要有多高、出現(xiàn)幾次為妥等等,都是需要思考與設(shè)計的。


律所行政的職能部門構(gòu)成、崗位中的細致劃分,根據(jù)現(xiàn)實需求或增或減,終會相對固定,人與崗都會成為一種難以挪動的“結(jié)構(gòu)”。


這并非好與不好,但能有效運轉(zhuǎn)便不要輕易損毀“結(jié)構(gòu)”,我們需要做的是對其“節(jié)奏”的控制,讓音樂的韻律悅耳、讓觀影的體驗順暢。


工作量、工作壓力、工作感受等若干因素共同構(gòu)成以工作飽和度為指標(biāo)的“節(jié)奏”,不同崗位對飽和度的要求非常不同,有的需要靜、有的需要動,有的需要不忙少出錯、有的需要忙以應(yīng)對……

 

(四)規(guī)矩不可變、良俗有變量

無規(guī)矩不方圓,但規(guī)矩也是壞事之源,對規(guī)矩的解釋千差萬別。


律師們“愛較真兒”,“非此即彼爭出對錯”、“不是你死就是我活”的戰(zhàn)斗狀態(tài)時常會控制不好,不知何時就要爆發(fā)。壓制多了會失去戰(zhàn)斗力,律所就失去了發(fā)展動力;不強制規(guī)范又會時常失火,造成管理者四處滅火、行政人員雨血淋頭。


在這樣的常規(guī)態(tài)勢下,良俗的力量是無限的,無論是律所文化、傳統(tǒng)文化、世界文化,總有深植人心的東西在,總有作為人的相似之處在,任何事件總有平衡點可尋,即便單一事件無平衡點,在總體平衡上還是能夠抓到東西并發(fā)揮作用。

 

(五)思維不可變、體驗有變量

律師需要有強大的自信幫客戶處理危難,造就了其思維永遠是“別人有錯我無錯”、“聽我的準(zhǔn)沒錯”。

無論在嘴里是否承認,律所就是律師們的“避風(fēng)港”和“家園”,行政人員既是服務(wù)員、也是家人,

我們需要不斷強調(diào)行政人員對律師需求的“感受力”,讓律師有更好的“行政體驗”。

 

當(dāng)律師遇到難處,律所會以整體面貌出現(xiàn)解決問題;當(dāng)律師心有不順,尋找能夠安全發(fā)泄的對象,客戶當(dāng)然不是首選,那便只有回家對家人訴苦了,這一發(fā)泄口需要永遠暢通打開。

 

同樣,我們也要不斷強調(diào)律師對行政管理或行政服務(wù)要求的“感受力”,服從大局,如果放縱律師們僅從自身利益出發(fā)、為所欲為的話,那么一方受益必然意味著另一方或更多方的受損,事務(wù)所的整體將不斷受到傷害最終不復(fù)存在。


二、五大不確定及其固定

 

(一)風(fēng)險因素不確定、風(fēng)控制度可固定

與律師行業(yè)的風(fēng)險品類相對應(yīng),律所行政面臨的不確定風(fēng)險因素也是極多的,如稅務(wù)、司法、當(dāng)事人……不再贅述。


我們可以不斷完善的是我們的風(fēng)控制度,這樣的制度是隨著時代變化而變化的,每一種新業(yè)務(wù)會帶來新風(fēng)險和新的利益沖突,加之歷史業(yè)務(wù)與新業(yè)務(wù)的交叉,環(huán)境會變得更為復(fù)雜,但無論如何,制度是可建立、可更新、可執(zhí)行的,盡量完善的風(fēng)控制度會讓工作更協(xié)調(diào)、減少跑馬圈地或只顧小利的精力浪費,讓大家更有精力和勁頭研發(fā)業(yè)務(wù)、開創(chuàng)市場。

 

(二)具體人員不確定、崗位職責(zé)可固定

鐵打的營盤流水的兵,律師與行政人員的流動都是正常的,但一家相對成型的律所,高級合伙人團隊、關(guān)鍵行政崗位,其變動都并不大。


我們需要未雨綢繆,固定崗位職責(zé)、形成工作流程,當(dāng)人員出現(xiàn)異動時,老崗位能很快有新人承接,對行政基本面不產(chǎn)生波動性影響。

 

(三)工作內(nèi)容不確定、風(fēng)氣導(dǎo)向可固定

雖然有崗位職責(zé)的限定,但是由于文化基礎(chǔ)、工作習(xí)慣、律所特點等,會造成不同崗位人員之間的協(xié)作與補位、換位等實際需求;


同崗位者,也會隨著律師新業(yè)務(wù)的開展、律所的發(fā)展、緊急事項出現(xiàn),而出現(xiàn)工作內(nèi)容的不斷變動與臨時調(diào)整。


事兒是死的、人是活的,當(dāng)積極向上、相幫互助、勇于承擔(dān)的風(fēng)氣為主流時,大家并不會糾結(jié)于干什么、干多少,反則反之。

 

(四)上升空間不確定、獎懲分明可固定

人們常以“看見了天花板”為理由,要去換崗位、換工作,或是以“看不見上升空間”為理由,放棄希望、懈怠工作。


其實每個崗位的上升空間都是無限的,其一、做精業(yè)務(wù)、在本崗位上升;其二、做好事情、換到其它崗位上升;其三、足夠積累,離開本所到別的單位任職上升;其四、建所以來,已有近二十個行政人員考下資格,被熟悉的律師朋友自然而然挖走干了律師。


僅從行政管理而言,不用特別考慮上述種種情況,做到獎懲分明即可,讓大家知道什么是對、什么是錯,什么被鼓勵、什么被邊緣……

 

(五)管理結(jié)構(gòu)不確定、立所根基可固定

律所的管理結(jié)構(gòu),是隨著其發(fā)展而呈現(xiàn)出動態(tài)變化的,到底分幾層、不同權(quán)限分別放在哪一層,決策流程的寬嚴(yán)、樹狀與網(wǎng)狀的配比……全都是不確定的。


我們永遠不要忘記“立所根基”是什么,是什么讓一家律所屹立不倒,有了這方面的足夠反思,便不會動搖律所成功發(fā)展的大勢。


可關(guān)注本文作者喬路律師的個人專欄:“喬路律師”微信公眾號獲得更多精彩文章


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